Bespaar 60% op je begrotingstijd: 4 tijdbesparende tips
Is begroten voor jou als Controller of CFO een tijdrovende bezigheid?
Moet je naar jouw gevoel veel tijd besteden aan het zoeken naar de juiste informatie en het verwerken van data naar informatie. Heb je het gevoel dat je te veel checks moet inbouwen om regelmatig te controleren of de output nog klopt?
Zo ja, lees dan hieronder 4 tips (en een bonustip) hoe je 60% kunt besparen op jouw begrotingstijd.
Tip 1 : Begroot door het jaar heen
Zorg voor een begroting die gedurende het jaar wordt bijgehouden. Hierdoor creëer je een continu proces van vooruitkijken. Het begrotingsritueel wordt een doorlopend proces, waar je continu verbeteringen aan kunt brengen. Bijkomend voordeel is dat je niet altijd vooruitkijkt en niet alleen naar het einde van een jaar toe. Hierdoor bespaar je richting het einde van het jaar een berg met tijd. Vandaag kregen we nog een voorbeeld van een klant, waar de begrotingsperiode 3 maanden duurde!
Tip 2: Maak gebruik van realtime data
Begroten doe je tegenwoordig niet meer op basis van de laatste maand- of kwartaalcijfers. Je zorgt ervoor dat alle data die je nodig hebt realtime beschikbaar zijn, bij voorkeur in een dashboard. Wij werken voor onze klanten altijd met Power BI. Power BI is een hoogwaardige BI tool, waar meer en meer AI in wordt ingebouwd. Ideaal dus om de toekomst beter te voorspellen.
Tip 3: Gooi je spreadsheets nou eens weg
Excel heeft zijn tijd nu wel gehad. Als we zien hoeveel tijd het bedrijven over het algemeen kost om tientallen Excel sheets bij te houden, om maar te zwijgen over allerlei koppelingen en formules die gekopieerd worden. De tijdsverspilling is groot, terwijl met moderne tools veel tijd bespaard kan worden.
Tip 4: Betrek zoveel mogelijk mensen uit de organisatie bij het proces
Zorg ervoor dat de data die je vanuit de organisatie nodig hebt aangeleverd wordt door de verantwoordelijke zelf en ga daar niet continu achteraan. In middelgrote en kleinere MKB-bedrijven moet de controller of CFO vaak ook nog achter allerlei detailinformatie aan. Maak een goed plan, waarbij je ook in de tijd duidelijk aangeeft wie wanneer iets moet aanleveren en communiceer dit duidelijk.
Tip 5: De bonustip
Bekijk de opgeleverde begroting eens helemaal opnieuw, als het ware alsof je deze nog nooit hebt gezien. Wat valt je op, wat kan er beter? Lessons to be learned.
Meer informatie over flexibel en realtime begroten? Neem contact met ons op via info@redviewbi.nl of bel 076-2019260 (kantoor Breda).