In 5 stappen naar een resultaatverbeterend dashboard

Een vraag die we regelmatig krijgen is: ‘Hoe ziet het traject naar een dashboard er bij REDview uit?’

In dit artikel beschrijven we de 5 stappen om tot een resultaatverbeterend dashboard te komen. Het stappenplan kun je vergelijken met het bouwen van een huis. Je begint met de wensen en eisen, maakt een ontwerp, vervolgens een bestek met de benodigde materialen en gaat vervolgens met hulp van een strakke planning aan het bouwen. We zullen de stappen een voor een toelichten.

Het REDview 5-stappenplan: van doelen en KPI's naar een resultaatverbeterend dashboard.

Stap 1: Doelen: Wat wil je bereiken met het dashboard?

Bedenk je allereerst wat je wilt bereiken met een dashboard. Je wilt bijvoorbeeld inzicht krijgen in een proces, in rendement, in uren, in marges. Beschrijf je wensen zo specifiek mogelijk en verbind deze met de strategische en operationele doelen van je bedrijf. Definieer heldere KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) met uitkomsten versus inspanningen, zowel vooruitkijkend als terugkijkend.

We nemen de doelstellingen en KPI’s samen door en willen anticiperen op mogelijke verbeteracties. Wat wil je gaan doen als de informatie inzichtelijk beschikbaar is bij je leidinggevenden? Welke verbeteracties wil je gaan starten of voorbereiden? Een belangrijke succesfactor is om dit samen met directie en betrokken leidinggevenden door te nemen, waardoor draagvlak ontstaat.

Lees verder over de 7 REDview-eisen aan KPI’s in het artikel Resultaatverbetering met Business Intelligence: Begin met het einde voor ogen (KPI’s)

Stap 2: Functioneel ontwerp: een visuele schets van het dashboard

Zoals je een bouwtekening nodig hebt voor het bouwen van een huis, zo heb je een functioneel ontwerp (FO) nodig voor het maken van een dashboard. In deze fase schetst onze BI-consultant samen met de opdrachtgever het dashboard. Vanuit de benoemde doelstellingen wordt gezocht naar de benodigde data. Welke data zijn beschikbaar? Welke data zijn betrouwbaar?

Een functioneel ontwerp is een visuele schets van het dashboard, met een nauwkeurige beschrijving van de visuals, berekeningen en velden
Het functioneel ontwerp bestaat uit de volgende elementen:
  • een visuele schets van het dashboard
  • een nauwkeurige beschrijving van de bronnen en benodigde velden
  • de functionaliteit van het dashboard: de visualisaties (staafdiagrammen, cirkeldiagrammen etc.), selecties, filters, drilldown functies etc.
Kun je een dashboard ontwerpen en bouwen zonder functioneel ontwerp? Nee, eigenlijk niet. In deze fase worden de algemene doelstellingen uit de eerste stap concreet gemaakt. Mogelijk merk je dat bepaalde data niet beschikbaar is, of je vermoedt dat de data niet betrouwbaar zal zijn. Je kunt dan kijken of er alternatieve data beschikbaar zijn of ervoor kiezen om de brondata te verbeteren of verrijken. Met de afronding van deze fase geef jij, als ondernemer of als controller, een duidelijk afgebakende opdrachtbeschrijving aan de dashboardbouwer.

Stap 3: Data ontsluiten: koppelen, transformeren en modelleren

De volgende stap is het ontsluiten van de data. REDview kan de data uit meerdere systemen samenvoegen en transformeren. Het is overigens geen noodzaak om data via een realtime koppeling te ontsluiten; het kan een goede eerste stap zijn om een (eenmalige) export uit de bronsystemen te gebruiken.

De brondata is vaak ruw en de structuur is nog niet geheel geschikt voor gebruik in het dashboard. We transformeren de gegevens tot bruikbare en eenduidige formats. In een relationeel datamodel leggen we de verbindingen tussen de data, ook als deze uit verschillende bronnen komen. Tevens voegen we standaardberekeningen toe, zodat deze niet meer in afzonderlijke dashboards gedaan hoeven te worden. Tenslotte maken we de data beschikbaar in een Azure database.

Stap 4: Dashboard maken: een iteratief proces

In de voorgaande stappen hebben we een stevig fundament gelegd. Vanaf nu ga je visueel resultaat zien van al deze voorbereidingen!

REDview ontwikkelt de dashboards in Power BI. De dashboards worden op maat gemaakt en kunnen worden gebaseerd op een standaardfundament. Onze klanten hebben vaak specifieke wensen voor hun dashboards, waarmee ze concurrentievoordeel kunnen behalen.

Het bouwen van een dashboard is een iteratief proces. In de eerste versie van een dashboard presenteren we -volgens het functioneel ontwerp- een totaaloverzicht van de data met een opsplitsing naar bijvoorbeeld klanten, klantgroepen en productgroepen. We zullen dat eerste dashboard zo snel mogelijk tonen en de eerste feedback ontvangen. In de volgende versies bouwen we complexere formules en een verdieping van de informatie waarmee gebruikers met drilldownfuncties kunnen inzoomen op details.

De eerste inzichten ontstaan, de data gaan leven en nieuwe wensen voor het dashboard ontstaan. Onze BI consultants en dashboardbouwers nemen dit mee in de volgende fasen en houden gelijktijdig de doelstellingen en het functioneel ontwerp centraal.

Een dashboard hoeft niet ‘af’ te zijn om naar fase 5 te gaan. Het belangrijkste is om een dashboard in gebruik te nemen, als eerste stap naar resultaatverbetering.

Lees hier waarom REDview Power BI gebruikt.

Stap 5: Verbeteren: Delen, gebruiken, resultaat verbeteren

In de vijfde stap ga je de dashboards delen met de gebruikers. Omdat gebruikers -vaak leidinggevenden- in de eerste fase al betrokken zijn geweest bij de doelstellingen zullen ze ongetwijfeld hebben uitgekeken naar de dashboards.

In een bijeenkomst namen we samen met de gebruikers de opbouw van het dashboard door en komen tot de eerste inzichten. Ook dit is een iteratief proces, waarna het dashboard kan worden verbeterd of uitgebreid. Het dashboard wordt opgenomen in periodieke acties, zoals overleggen, waardoor de organisatie sneller kan inspelen op veranderingen.

Power BI biedt uitgebreide mogelijkheden om per medewerker aan te geven welke dashboards hij of zij kan inzien. Een dashboard kan op alle devices, zoals mobiel en tablet, getoond worden in een internetbrowser, een gebruiker hoeft zelf geen Power BI-licentie te hebben.

Afsluitend

We zien in onze projecten dat een klant belangrijk onderdeel is van het succes en het proces! Met het REDview-stappenplan is duidelijk in welke stappen we tot een dashboard komen waarmee de organisatie resultaatverbetering kan realiseren.

Het doel is immers niet het dashboard zelf, maar overzichtelijke informatie waarmee jouw organisatie sneller en competitiever kan werken.

Wil jij meer weten over dashboarding? Vraag hier de vrijblijvende demo aan.

Ook interessant