‘Met één druk op de knop een rapportage, dat kostte ons voorheen dagen werk’

Gerwin Witlox, Barbas Bellfires

Businesscase: Barbas Bellfires

Al zo’n twee jaar had Barbas Bellfires het softwarepakket Power BI in huis. Implementatie ervan bleek lastiger dan gedacht.
REDview’er Harald van Engelen werd ingeschakeld om het traject vlot te trekken. Financieel directeur Gerwin Witlox is blij dat hij dat besluit nam. “We kunnen nu echt afscheid nemen van Excel-overzichten. Met één druk op de knop hebben we een rapportage die uniform en gegarandeerd up-to-date is.”
 

De luxe gas- en houthaarden van Barbas Bellfires zijn in heel wat huishoudens te vinden, zowel in Nederland als ook buiten onze landsgrenzen. “België, Frankrijk, Duitsland, Engeland en ook in Canada en de Verenigde Staten”, vertelt Gerwin Witlox. Sinds 2013 is hij financieel directeur van het bedrijf en vormt hij samen met de zonen van de oprichter de directie. 

Met name in Nederland speelt een stevige discussie rond hout- en gashaarden. Hoe gaat het bedrijf daarmee om? “Wij hebben geloof in deze brandstofbronnen. In andere landen speelt de discussie rond gas ook helemaal niet. Frankrijk, met een rijke traditie van houthaarden, wil van kernenergie over naar gas. Duitsland wil van olie en steenkool over naar gas. In Canada en Amerika snapt men de discussie over gas helemaal niet: gas is de schoonste, fossiele brandstof. Kortom, wij kijken vooral naar wat mogelijk is en versterken onze positie in deze markten. Daarnaast ontwikkelen we nieuwe producten. Eind 2022 brengen we een buitenhaard op de markt die ook als barbecue te gebruiken is. Mensen houden nu eenmaal van de beleving van haardvuur, dat verandert niet.” Lachend: “Fikkie stoken is zo oud als de mensheid.”

 

‘Power BI bleek lastiger dan gedacht, dus hulp van een specialist was nodig’

Nieuwe start

Zeker gezien de dynamische marktontwikkelingen wil Barbas Bellfires kunnen varen op betrouwbare feiten en cijfers. Daarom besloot het bedrijf zo’n twee jaar geleden het softwarepakket Power BI aan te schaffen. “Als we met collega’s rapportages doornamen leverde dat nogal eens vragen en discussies op. ‘Deze Excel-sheet heb ik nog niet bijgewerkt’ of ‘Mijn Excel-sheet heb ik anders opgebouwd’, hoorde je dan. Wat is dan de waarheid? Alles moet uit één bron komen, vanuit de IT-visie ‘one single point of truth’”, zo motiveert Gerwin het besluit om te investeren in Power BI.

“We kozen bewust voor Microsoft. Dat is een grote speler die goed weet aan te sluiten bij de praktijk én software blijft door ontwikkelen. Een IT-collega volgde een cursus en ging ermee aan de slag. Wij zijn er namelijk voorstander van om zoveel mogelijk in eigen huis te doen. Hij ging experimenteren, maakte wat datasets, maar liep toch vast. Het bleek lastiger dan gedacht. Om met Power BI te kunnen werken, moet je bepaalde formules en de inrichting van het pakket goed kennen. Zo kwamen we op het punt dat we toch externe hulp wilden inschakelen. Met Harald van Engelen hebben we een nieuwe start gemaakt.” 

Datagedreven denken

Harald kreeg de opdracht om een groep van vijf mensen te trainen en te begeleiden, om te komen tot één, uniforme dataset. Het traject startte met een incompany Power BI-training. Harald licht toe: “Voor deze training schakel ik één van de beste Power BI-docenten ter wereld in. De studiebelasting omvatte zo’n tien uren.” De online cursus werd gevolgd door een training onder leiding van Harald.

“Vijf volle dagen kwamen we bijeen om aan de slag te gaan met praktijkgerichte opdrachten. Datagedreven denken en handelen vormde daarbij de rode draad”, aldus Harald. Naast Gerwin maakten twee collega’s van afdeling Finance, het hoofd van afdeling Sales en een IT’er deel uit van de groep. “Dit zijn de zogenaamde superusers”, aldus Gerwin. “We wilden de kennis graag breed in huis halen, dat sluit aan bij de filosofie van ons bedrijf. Als superusers kunnen we nu andere collega’s begeleiden met onze opgedane Power BI-kennis.”

Enorm veel tijdwinst

De training door REDview BI leverde op wat Barbas Bellfires zo graag wilde: één dataset die uit diverse programma’s data haalt. “We hebben het bewust eenvoudig gehouden”, aldus Gerwin. “We halen data uit een financieel pakket. De maandelijkse rapportage aan het managementteam komt nu uit Power BI. Dat kostte het team Finance voorheen veel tijd. Het was wel drie dagen werk om alle Excelsheets te vullen en aan elkaar te knopen. Nu is de rapportage er met één druk op de knop. In tijd levert het dus al énorm veel winst op.

De volgende stap is ook al gezet; onze managers kunnen Power BI vanuit hun afdeling gaan raadplegen. Onze Finance-collega’s begeleiden hen daarbij. Doel is dat ze beter inzicht krijgen in de kostenstructuur en trends tijdig signaleren, analyseren en daarop anticiperen. Vanwege ons gebroken boekjaar dat in september start, zijn we nu bezig met de begroting. Daarvoor ontvingen de managers voorheen allemaal Excel-lijsten, maar nu verwijzen we uiteraard naar Power BI. Het is een andere manier van werken en dus even wennen, maar iedereen is blij dat we nu dat zo gewenste ‘one single point of truth’ hebben.” 

‘We hebben nu ons zo gewenste one single point of truth’

Logo Barbas Bellfires

Over Barbas Bellfires

Barbas Bellfires is in 1976 opgericht. Het familiebedrijf ontwerpt en maakt gas- en houthaarden. De productie gebeurt grotendeels met de hand, elke haard wordt geheel op maat gemaakt naar één van de 120 basismodellen. In 2010 koos Barbas Bellfires voor reshoring: de productie werd volledig uit Oost-Europa teruggehaald. 

“Alle Barbas Bellfires-haarden worden in Bladel gemaakt. Snijden van het staal, lassen, spuiten, montage: het hele proces gebeurt in eigen huis. We leveren aan dealers die de haarden bij de eindgebruiker installeren, maar bieden wel service en onderhoud aan omdat niet elke dealer dat in huis heeft”, aldus Gerwin Witlox.

Het bedrijf heeft een jaaromzet van circa 35 miljoen euro. Er werken circa 150 mensen.

www.barbasbellfires.com

De REDview-plussen volgens Barbas Bellfires:

  • laagdrempelig: als kleinschalig adviesbureau staat REDview BI dicht bij de klant
  • REDview BI denkt pro-actief mee
  • plezierige samenwerking; Harald is een prettig persoon om mee samen te werken
  • korte lijnen: vaak ontvingen we ’s avonds al reactie via mail als we vragen hadden
  • uitstekende begeleiding

Wil je weten hoe je business intelligence kunt inzetten voor jouw bedrijf?

Wil je jouw bedrijf datagedreven maken en starten met een incompany Power BI-training?

Wil je jouw managementrapportages automatiseren met REDboard Financieel?