‘Niet meer sturen op onderbuikgevoel en ervaring, maar op basis van data’

Raadsels oplossen

De ondernemer besloot van de nood een deugd te maken: nu hij nauwelijks meer kon reizen, ontstond er ruimte om met ‘data’ aan de slag te gaan. Hij deed in zijn netwerk navraag wie het bedrijf zou kunnen helpen. Zo kwam hij in contact met Harald van Engelen van REDview BI. De eerste kennismaking luidde een jaar van intensief samenwerken in. Eén dag per week was Harald aanwezig op het hoofdkantoor van het bedrijf, om zicht te krijgen op processen en van gedachten te wisselen met de ondernemer en het team. “Zomaar af en toe een afspraak voldoet in een proces als dit niet. Het wiel moet blijven rollen. Als er steeds stilstand is, weet je namelijk niet waar je gebleven was. Doordat Harald wekelijks in ons bedrijf aanwezig was, begreep hij het proces steeds beter”, aldus de opdrachtgever. “We hadden direct een klik. Harald is puur en denkt goed over zaken na om ervoor te zorgen dat het geraamte van data klopt. Het is een procesbeest, dat zich vastbijt om inzichtelijk te krijgen hoe lijnen lopen. Het is zijn talent om processen te begrijpen en te vertalen naar een systeem. Ik snap daar niets van, maar had er alle vertrouwen in dat Harald werkte aan een robuuste basis.”

Processen nauwgezet volgen

“Al met de eerste resultaten was ik ontzettend blij. Zulke data had ik nog niet eerder gehad. Inmiddels beschikken we over een fantastisch werkend systeem: een dashboard met wat Harald een stoplicht-model noemt. Onze afdelingen logistiek, inkoop en sales kunnen hun processen nauwgezet volgen en dus sturen waar dat nodig is. Sales weet bijvoorbeeld precies welke omzet we vorig jaar op deze dag behaalden. Ook op klantniveau en per producent. Logistiek weet precies waar een levering zich bevindt, wat de waarde van die levering is, wanneer de facturatie plaatsvindt en meer. Inkoop weet precies wat de status van elke order is. Zo weet iedereen wat ze op dit moment te doen staat. Dat proces vraagt natuurlijk nog wel tijd, ons team moet ermee aan de slag. Door medewerkers naar specifieke informatie te vragen, dwingen we dat feitelijk af.”

Werken op afstand

Een ander belangrijk voordeel van het dashboard is dat mensen die elders ter wereld werkzaam zijn voor het bedrijf over dezelfde data beschikken. “Iedereen kan op afstand zijn of haar werk beter doen. Zeker in deze tijd is dat een groot pluspunt. We overwegen om ook onze fabrikanten toegang te geven tot het deel van het systeem dat voor hen relevant is.”

Flexibele aanpak

De wekelijkse sessies zitten erop, het systeem draait. “Nu even rust, zodat ons team vertrouwd raakt met het dashboard en ernaar gaat werken. Ik verwacht echter wel dat we frequent contact houden, want zo’n proces blijft lopen.” De opdrachtgever is tevreden met het resultaat en kijkt bovendien met plezier terug op het traject. “De laagdrempelige en flexibele aanpak heb ik als prettig ervaren. Als me iets te binnenschoot wat ik kwijt wilde, stuurde ik Harald gewoon een appje. Soms midden in de nacht, maar dat maakt Harald niets uit. Ik vond het zelf ook erg leuk om me hierin te verdiepen. Ik ben oprecht enthousiast over het resultaat en deze samenwerking.”