Hoe ontwikkel je je bedrijf naar een datagedreven organisatie?

Het ontwikkelen naar een datagedreven organisatie is een continu proces. Maar hoe begin je? En hoe leid je het proces in goede banen?

Bij REDview BI gebruiken we onze ‘Navigatie naar een datagedreven organisatie’ als leidraad voor het BI-project en het gehele proces van organisatieverandering. Hierin draait het altijd om 2 vragen:

  • Wat wil je weten?
  • Wat ga je doen met deze inzichten?

In deze REDtalk ontleden we deze 2 essentiële vragen in de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie.

Meer weten over de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie?

Plan nu een afspraak in

Wat is een datagedreven organisatie?

Een datagedreven organisatie is in staat om sneller en beter te kunnen waarnemen, verwerken en reageren op signalen in de organisatie en de omgeving die nodig zijn om te overleven of (blijvend) beter te presteren.

De ontwikkeling naar een datagedreven organisatie gaat in fasen. Iedere datagedreven organisatie is klein begonnen, met datagedreven werken, waarin dagelijkse beslissingen en acties worden genomen op basis van data.

Wat wil je weten?

Alles begint met de ambitie om betere beslissingen te nemen op basis van data. In een BI-strategie kan een bedrijf beschrijven op welke wijze Business Intelligence kan bijdragen aan het halen van de bedrijfsdoelstellingen, wat het huidige (volwassenheids)niveau en het gewenste niveau is. Het management vervult een belangrijke rol om het ambitieniveau op een inspirerende wijze te brengen en te ondersteunen met de nodige middelen.

Business intelligence gaat dus per definitie over INZICHTEN waarmee je iets wilt DOEN. Belangrijk is dus om helder te krijgen wat je wilt weten. zoals Steven Covey zegt: ‘Begin met het einde voor ogen.’

Gewenste inzichten komen voort uit en hebben een relatie met:

  • Strategie: de missie, visie en business model
  • Proces: het (primaire) bedrijfsproces; verkoop, productie, levering, after sales.
  • Doelen: doelen die een verbinding hebben met bovenstaande punten

Strategiehuis

Het strategiehuis is een metafoor die een logische, visuele verbinding maakt tussen missie, visie, klantketens, processen, doelstellingen en KPI’s. (Bron: De wendbare organisatie, Leo Kerklaan)

 

 

Het strategiehuis is een metafoor die een logische, visuele verbinding maakt tussen missie, visie, thema’s (=primaire processen), doelstellingen en KPI’s. 

Het heeft een belangrijke communicatiefunctie in het bedrijf: het maakt duidelijk in welke richting een bedrijf gaat en wat de doelstellingen zijn. En het maakt die doelstellingen ook concreet, met KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) per thema.

Bron: De wendbare organisatie, Leo Kerklaan.

KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren)

KPI’s zijn het centrale punt in de ‘Navigatie naar een datagedreven organisatie’. Het is de concretisering van de strategie en doelen van de organisatie, gebaseerd op de primaire processen.

Het bepalen van de KPI’s is bepalend voor het succes van het Business Intelligence-project. Hoe je dat doet lees je in Waarom KPI’s niet werken. In 5 stappen van klantwaarde naar KPI-boom.

Voor het concretiseren van de KPI’s gebruiken we de KPI-definitietabel. 

KPI-definitietabel
Een exacte beschrijving van de KPI's -in de KPI-definitietabel- is een voorwaarde voor de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie.

In de KPI-definitietabel staan o.a.:

  • Naam. Gebruik een naam die zowel in spreektaal als in de dashboards gebruikt gaat worden. Dus niet: Omzet. Wel: Gefactureerde omzet excl. korting. Of: Gefactureerde omzet incl. korting.
  • Databron: Geeft aan in welke bron de originele data wordt vastgelegd. Niet: Export in een Excelbestand. Wel: Precieze beschrijving van de database, tabel en veld.
  • Meeteenheid: Bijvoorbeeld euro’s of aantal.
  • Formule: Veel KPI’s zijn een berekening van andere KPI’s. Bijvoorbeeld: Brutomarge = Gefactureerde omzet incl. korting -/- Inkoopwaarde incl. korting.
  • Frequentie: De frequentie waarmee gegevens berekend worden. KPI’s omtrent sales wil je misschien iedere dag weten, financiële ratio’s iedere maand.
  • Streefwaarde: Het bepalen van een streefwaarde is voor veel KPI’s het moeilijkste, maar ook het belangrijkste. Je wilt dat een dashboard uiteindelijk leidt tot acties, en dat kan alleen als een gebruiker snel inzicht heeft in de afwijkingen van de streefwaarden (voor dit inzicht maken wij gebruik van uniforme datavisualisaties vanuit IBCS)
  • Verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor de KPI en gaat dus zorgen voor rendementverbeterende acties?

Mogelijk wordt de KPI-definitietabel uitgebreid met een dimensietabel. Voor omzet kunnen bijvoorbeeld de dimensies accountmanager, productgroep en regio bepaald worden.

Het strategiehuis en de KPI-definitietabel zullen door het managementteam of de directie opgesteld moeten worden. Het hoeft gelukkig allemaal niet in één keer. Er kan gekozen worden voor één thema. Het is een continu proces, waarbij het belangrijk is dat de methodiek keer op keer consequent doorlopen wordt, waardoor een gezamenlijke taal ontstaat.

Wat ga je doen?

Het onderste deel van de ‘trechter’ is het proces van data verzamelen tot visualiseren (zie ook Hoe werkt Power BI).

  • Data: Het inlezen van de data wordt gedaan door de dashboardbouwer of ETL-specialist. Het kan om ongestructureerde of gestructureerde data gaan, meestal uit financiële of ERP-software.
  • AI / Dashboards: Bedenk je om te beginnen of je wel een dashboard nodig hebt. Denk eerst aan AI First (Artificial Intelligence). Dit betekent dat je in alles wat je doet kijkt of algoritmes beslissingen kunnen verbeteren (nauwkeurigheid), versnellen (doorlooptijd) of het beslissingsproces zelf efficiënter kunnen maken.
  • Inzicht: De inzichten dienen ‘actionable’ te zijn. De informatie dient zoveel mogelijk aan te sluiten bij de rol en verantwoordelijkheden van de gebruiker …
  • Actie: …  zodat de gebruiker de informatie kan vertalen naar verbeteracties.

Cruciale vragen

Vervolgens kunnen de verschillende spelers van het BI-team aan de slag met het ontsluiten van de data en ontwikkelen van de dashboards.

Maar in de praktijk werkt het niet altijd zo. Vaak ontstaat er een ad hoc businessvraagstuk in de organisatie waarna de vraag wordt neergelegd bij iemand die Power BI kent.

De genoemde cruciale vragen geven de dashboardbouwer houvast om het vraagstuk tóch scherp te krijgen. De twee cruciale vragen ‘Wat wil je weten?’ en ‘Wat ga je doen?’ zijn uitgebreid met o.a.:

  • Waarom wil je het weten? En vraag 5x keer om echt de essentie te begrijpen.
  • Hoe vaak ga je de informatie gebruiken? Voor eenmalig inzicht kán Excel een prima oplossing zijn. Dagelijks inzicht rechtvaardigt het automatiseren van een rapportage in een dashboard.
  • Wat levert het op? Het bouwen van BI- of AI-tools kost tijd en geld. Maar wat levert het op? Is het wel zinvol om (schaarse) tijd en middelen te spenderen aan dit vraagstuk?

Navigatie naar een datagedreven organisatie

Onze ‘Navigatie naar een datagedreven organisatie’ staat centraal in alle fasen van ontwikkeling van onze klanten.

Van de eerste inventarisatie van wensen tot de verdieping van de KPI’s. En van het maken van de projectplanning tot de start van iedere sprint.

Meer weten? Neem contact met ons op om jouw organisatie naar een ‘next level’ te brengen.

 

Meer weten over de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie?