Hoe werkt Power BI?

Ben je ondernemer of controller van een MKB-bedrijf? Grote kans dat al eens van Power BI hebt gehoord. Maar wat is Power BI nu precies? In deze REDtalk leggen we uit wat Power BI is en hoe je een vliegende start kunt maken om al je Excel-rapportages te vervangen.

Je kunt met Power BI alle data van binnen én buiten de organisatie inlezen, samenvoegen en vervolgens presenteren in interactieve dashboards.

Meer weten over Power BI?

Wat is Power BI?

Power BI is een interactieve tool voor business intelligence en datavisualisatie, speciaal ontwikkeld voor eindgebruikers.
Je kunt met Power BI alle data van binnen én buiten de organisatie inlezen, samenvoegen en om deze vervolgens te presenteren in interactieve dashboards. Het kan gaan om externe data van websitebezoeken en social media statistieken tot interne data van verkoop, financieel en operationele processen.

Microsoft investeert miljarden in de doorontwikkeling van Power BI en maakt hiermee business intelligence die voorheen was voorbehouden aan multinationals toegankelijk voor MKB-bedrijven.

Power BI is een pakket van Microsoft en je kunt het -net als Word en Excel- gewoon installeren op je desktop.

Het beste kunnen we Power BI uitleggen door de stappen te laten zien vanuit Power BI zelf; van het inlezen van de data tot het maken van de grafieken.

Altijd en overal inzicht met de Power BI app voor Android en iOS.

1. Gegevens inlezen

In Power BI zitten veel connectoren waarmee je databronnen kunt aansluiten. Denk aan SQL en andere databases, webpagina’s, Google Analytics, LinkedIn of ‘gewoon’ Excel- of CSV-bestanden.

Daarnaast zijn er veel externe connectoren voor specifieke pakketten beschikbaar. Zo gebruiken we bij REDview BI onze eigen connectoren voor softwarepakketten als Exact Online, Exact Globe, AFAS en veel meer.

Het is mogelijk om meerdere databronnen in te lezen en deze vervolgens aan elkaar te koppelen. Tevens kun je instellen dat de gegevens bijvoorbeeld iedere nacht worden vernieuwd.

Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 1. Gegevens ophalen
Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 1. Gegevens ophalen

2. Gegevens transformeren

De gegevens die je inleest zullen meestal bewerkt moeten worden. Dat doe je bij Gegevens transformeren, ofwel Power Query.

In Power Query zorg je ervoor dat de informatie ‘schoon’ wordt. Je verwijdert kolommen die je niet nodig hebt, wijzigt namen van kolommen, wijzigt het type data etc. Door dit op een zorgvuldige manier te doen waarborg je dat ook nieuw in te lezen data bruikbaar is.

Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 3. Relatiemodel
Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 3. Relatiemodel

3. Relatiemodel maken

Een belangrijk fundament van je Power BI-dashboard is het relatiemodel. In het relatiemodel bevindt zich alle data uit verschillende bronnen en geeft hierin aan op welke wijze deze verbonden zijn.

Je hebt bijvoorbeeld verkoopfacturen, dat noemen we feiten, en die zijn gekoppeld met klanten, dat noemen we dimensies. Verkoopfacturen zijn ook gekoppeld met artikelen. In het relatiemodel geef je met lijntjes aan hoe de verbindingen zijn. Eén verkeerde verbinding kan ervoor zorgen dat de informatie verkeerd in het dashboard komt te staan!

4. Berekeningen maken

De volgende stap is dat je formules gaat maken. Je doet dit in de taal van Power BI: DAX (Data Analysis Expressions). Het is te vergelijken met Excel, met het verschil dat je in Excel verwijst naar cellen en in Power BI naar rijen en kolommen. Hiermee is Power BI krachtiger, maar

Een voorbeeld van een formule is:

Omzet vorig jaar = calculate(([Resultaat],’DIM-Rubriek'[Rubriek]=”Omzet”),SAMEPERIODLASTYEAR(‘DIM-Kalender'[Date]))

De kracht van Power BI is dat je deze formule in diverse visualisaties kunt gebruiken. Je hoeft de formule dus maar één keer te maken. Het leren van DAX is dus een must als je met Power BI gaat werken en het loont om hierin een goede opleiding te volgen.

Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 5. Visualisaties maken
Hoe werkt Power BI in 5 stappen - 5. Visualisaties maken

5. Visualisaties maken

Nu komt het mooiste: het maken van tabellen en grafieken. De voorgaande stappen vergen veel kennis en doorzettingsvermogen, het maken van de visuals is het leukste en ook gemakkelijkste Power BI!

Kies een tabel, matrix, staafdiagram of lijngrafiek. Kies of je het per week, maand of jaar wil zien. Bepaal de legenda, bijvoorbeeld de productgroep. Voeg de filters toe en: voila!

Hou vooral in gedachten wat de eindgebruiker precies wilt weten. En welke visualisatie en filters hierbij helpen.

Hou vooral in gedachten wat de eindgebruiker precies wilt weten. En welke visualisatie en filters hierbij helpen.

6. Dashboard publiceren

Je hebt nu in Power BI Desktop gewerkt en je kunt dat zien als de ontwikkelomgeving. Je wilt natuurlijk niet dat iedereen in het bestand zit te kijken met de kans dat er zaken verstoord raken.

Power BI biedt de mogelijkheid om je dashboard te publiceren naar het web. In Power BI Web kun je vervolgens gebruikers toegang geven tot die gegevens die ze mogen inzien.

Als je goed thuis bent in Excel en de structuur van databases begrijpt, zul je je weg wel vinden in Power BI. Maar hoe gebruiksvriendelijk Power BI ook is, er liggen veel beren op de weg en je kunt soms veel tijd verspelen aan kleine issues.

Power BI is minder vergevingsgezind dan Excel. Zeker bij het inlezen van data kan de kleinste oneffenheid al leiden tot errors. En DAX is een taal die je zult moeten leren en doorgronden.

Hoe kan ik een vliegende start maken met Power BI?

Het kan enorm helpen als je al een template hebt dat gekoppeld is met jouw softwarepakket. Een template bevat dan de datakoppeling, queries, relatiemodel, DAX-formules en visualisaties. Het wordt het fundament van jouw Business Intelligence-omgeving en je kunt het aanpassen en ontwikkelen naar eigen inzicht.

REDview BI biedt de volgende templates

  • REDboard Financieel met Resultatenrekening, Balans, Begroting, Automatische consolidatie, KPI’s, Ratio’s, CASHflow statement, Debiteuren, Crediteuren
  • REDboard Sales en marge voor een actueel inzicht in rendement voor klanten, klantgroepen, producten, productgroepen etc.
  • CASHboard: Dé realtime liquiditeitsbegroting

Jouw REDview BI-consultant koppelt ieder gewenst dashboard aan jouw administratief pakket. We bieden aanvullend een online opleiding aan die je in je eigen tijd kunt volgen (doorlooptijd 20 uur). En zo maak je een vliegende start in Power BI!

(We bieden de online opleiding alleen aan in combinatie met het aansluiten van één van onze REDboards)

Meer weten over REDboard templates én online opleiding?

Maak een vliegende start met REDboard template- Mét online opleiding

Ook interessant​